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Factura Electrónica todo que debe saber para su implementación

En 2016, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —DIAN—, anunció la exitosa culminación
de su programa piloto de facturación electrónica diseñado para fortalecer su capacidad de velar por el cumplimiento y de reducir la evasión fiscal, la elusión y el contrabando. Desde entonces, la DIAN ha lanzado su legislación oficial de facturación electrónica.

Hoy en día, Colombia es uno de varios países que exige la facturación electrónica, una tendencia regulatoria que comenzó en América Latina y ahora está expandiéndose por todo el mundo. Cuando se implemente en su totalidad, los documentos requeridos de Colombia vincularán facturas electrónicas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, logística y libros (el libro
de ventas y compras) para desarrollar una imagen holística de transacciones comerciales y responsabilidad tributaria.

Pero empecemos por el principio, ¿Qué es la factura electrónica?

La DIAN define la factura electrónica como UNA FACTURA. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

¿Quiénes están obligados a realizar facturación electrónica?

Con la promulgación de la Ley 1819 del 2016 (reforma tributaria), se estableció que los contribuyentes que tengan la obligación de declarar y pagar IVA e ICO, deberán expedir factura electrónica a partir del 1° de enero del 2019; para los años 2017 y 2018 solo tendrán esta obligación quienes hayan sido seleccionados por la DIAN para tal fin.

La misma ley establece que la DIAN puede requerir que algunas compañías comiencen a emitir y/o reportar facturas electrónicas antes de esa fecha. Según esa disposición de la ley, la DIAN emitió dos resoluciones que obligan a ciertos contribuyentes a cumplir con el mandato de facturación electrónica durante el segundo y tercer trimestre de 2018.

La Resolución 000072/2017 indica que:

  • Cualquier contribuyente que solicitó rangos de números para facturas electrónicas durante los últimos cinco años está obligado a comenzar a emitir facturas electrónicas.
  • Aquellos que emitieron 3 millones de facturas o menos cada mes, deben comenzar a facturar electrónicamente antes del 29 de junio de 2018.
  • Aquellos por encima de ese parámetro, deben comenzar a emitir e informar facturas electrónicas antes del 29 de septiembre de 2018.

La Resolución 000010/2018 obliga a:

  • Empresas designadas como grandes contribuyentes por la DIAN el anterior año a cumplir con el mandato de facturación electrónica antes del 1 de septiembre de 2018.

Todos los contribuyentes restantes deben cumplir con el mandato de facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2019.

Las empresas que no cumplan con los mandatos de facturación electrónica están sujetas a recibir multas de hasta 15,000 UVT, con base a los siguientes criterios:

  • 5% del monto de la factura de la cual no se proporcionó la información requerida.
  • 4% del monto de la factura cuya información enviada estaba en un formato incorrecto.
  • 3% del monto de la factura por presentaciones tardías.

 

¿Desea habilitarse voluntariamente para facturar electrónicamente?

​Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando al Sistema Muisca de la DIAN, dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software de facturación en el servicio dispuesto por la DIAN. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de facturación, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, y dentro de los tres meses siguientes, la DIAN emitirá resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual está obligado a facturar electrónicamente. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es obligado a facturar por este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad.

¿Qué es el proceso de Habilitación?
Que una empresa tenga el mandato de emitir e informar facturas electrónicas no les otorga
automáticamente el derecho a hacerlo. Antes de comenzar a emitir facturas electrónicamente, estas
compañías deben completar un proceso localmente conocido como “Habilitación”.

¿Cómo iniciar el proceso para generar factura electrónica?

Paso 1: Registrarse como una entidad autorizada para emitir facturas electrónicas a través de la página electrónica de DIAN.

Paso 2: Indicar al Servicio de Cómputos de Factura Electrónica de la DIAN si serán facturación
directa o a través de un proveedor tecnológico.

    • Opción 1:  A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar (Facturación directa)

Si se elige esta opción, el contribuyente debe informar a la DIAN del software que utilizarán para emitir facturas electrónicas e iniciar pruebas para demostrar que la solución de software cumple con los estándares establecidos. Una vez
que las pruebas son completadas exitosamente, la DIAN proporcionará la aprobación correspondiente. Solo a partir de ese momento el contribuyente se considerará calificado para emitir y recibir facturas electrónicas.

    • Opción 2: Socio tecnológico certificado de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.

Los contribuyentes que decidan utilizar un software pre-autorizado, el proveedor simplemente necesitará informar a la DIAN qué solución usarán y actualizar su Registro Único de Impuestos para indicar el proveedor.

¿Qué documentos pueden emitirse electrónicamente?

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son:

  • Facturas​
  • Notas Crédito
  • Notas Débito
  • Acuse de recibo
  • Normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016)​​

En INTERSEGURIDAD estamos comprometidos con el fortalecimiento de las empresas a partir del conocimiento, por esta razón compartimos esta información que sabemos que es de su total interés.

Si tiene dudas o comentarios a cerca de esta publicación le invitamos escribirlos a continuación.

 

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