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Es claro que la relación entre un contador público en este caso, un contador externo y su cliente deben estar determinadas a partir del contrato firmado por las partes, en el cual se deben detallar sus funciones, obligaciones y entregables.

En esta publicación queremos mencionar algunas funciones claves que que debe realizar su contador para la gestión de su información financiera y registro contable:

  1. Diligenciar y mantener actualizados los libros de contabilidad.
  2. Mantener la información contable al día con todos los soportes a través de digitación en software (preferiblemente de propiedad de la entidad).
  3. Elaborar y presentar los estados financieros con sus correspondientes notas y con la periodicidad acordada en el contrato.
  4. Preparar las declaraciones tributarias nacionales y territoriales, con los respectivos anexos.
  5. Elaboración de la información exógena con destino a las autoridades tributarias.
  6. Expedir las certificaciones que se requieran, con fundamento en los libros de contabilidad.
  7. Las demás que sean pactadas de conformidad con las necesidades del cliente.

Si se presentase el caso en que su contador externo renuncie o usted como contratante decide dar por terminado el contrato se recomienda que el contador externo saliente realice y elabore un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios.

En el proceso de empalme debe informar, entre otras cosas, lo siguiente:

  1. Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable).
  2. Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros).
  3. Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales.
  4. Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad en poder del contador externo relacionado con la entidad.
  5. Los demás que considere pertinente el profesional que externamente lleve la contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, no es adecuado que el contador retenga los libros y soportes de la entidad, pues esta situación podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores.

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